Datenschutzerklärung

für die Nutzung von EGON und den Besuch der Website

1. Verantwortlicher

bookmanSolutions GmbH

Lise-Meitner-Straße 22

74074, Heilbronn

E-Mail: info@egonai.de

Vertreten durch die Geschäftsführung: Tom Hönig

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt.

3. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Nutzung unserer Software "EGON"
• den Besuch unserer Website
• die Kontaktaufnahme über E-Mail oder Formulare
• die Nutzung unserer Zahlungs- und Authentifizierungssysteme
• die Datenverarbeitung durch verbundene Dienstleister (z.B. Microsoft Azure, OpenAI, Webflow, Memberstack, Stripe, IONOS, StackIT)

4. Art der verarbeiteten Daten

• Hochgeladene Dokumente (z.B. Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen)
• Personenbezogene Daten innerhalb der Dokumente (z.B. Name, Adresse, Bankdaten, Steuer-ID)
• IP-Adresse, Browserdaten, Betriebssystem, Zeitstempel
• Kommunikationsinhalte über Formulare oder E-Mail
• Zahlungsdaten (im Rahmen der Stripe-Abwicklung)
• Authentifizierungs- und Zugangsdaten (Memberstack)

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zweck, Rechtsgrundlage

• Nutzung unserer Software, Abwicklung der Zahlungen, Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO)
• IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Optimierung unserer Dienste, Berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Nutzung der KI-Funktion, Einsatz von Cookies, Marketingkommunikation, Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

6. Verarbeitung durch KI-Dienst OpenAI

Unsere Software "EGON" nutzt die kostenpflichtige API von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) für die KI-gestützte Dokumentenanalyse.

• Regionale Verarbeitung: EU-Endpoint (https://eu.api.openai.com)
• Zero Data Retention: Keine Speicherung über 30 Tage hinaus; sofortige Löschung möglich
• Keine Trainingsnutzung: Ihre Daten werden nicht für Trainingszwecke verwendet
• Metadaten-Verarbeitung: Mögliche Verarbeitung in den USA (abgesichert durch Standardvertragsklauseln (SCC))
• Einwilligungspflicht: Nutzung erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung

Weitere Informationen: OpenAI Enterprise Privacy

7. Hosting und Sub-Auftragsverarbeiter

Unsere Dienste werden über folgende Anbieter betrieben: 

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) – physische Speicherung der Daten in Deutschland
• IONOS SE – Hosting-Dienstleister, Serverstandorte in Deutschland
• StackIT (eine Marke der Schwarz IT KG) – Hosting und Cloud-Dienste innerhalb Deutschlands
• OpenAI Ireland Ltd. – KI-Verarbeitung
• Stripe Payments Europe Ltd. – Zahlungsabwicklung
• Memberstack Inc. – Benutzerverwaltung
• Webflow Inc. – Website-Hosting

Alle Sub-Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

8. Cookies und Consent Management

Beim Besuch unserer Website werden Cookies eingesetzt:

• Technisch notwendige Cookies: (z.B. Sessionverwaltung, Login)
• Optionale Cookies: (Analyse- oder Marketing-Cookies nur mit Einwilligung)

Verwaltung und Widerruf Ihrer Einwilligung sind jederzeit über unser Cookie-Banner möglich.

9. Speicherdauer

• Vertragsdaten: Speicherung bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre)
• Hochgeladene Dokumente: Speicherung während des Mandats oder bis zur Löschung auf Wunsch
• API-Logs: Maximal 30 Tage
• Backups: Verschlüsselt und innerhalb der EU

10. Ihre Rechte als betroffene Person

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen und Widerrufe richten Sie bitte an info@egonai.de

11. Sicherheit

Unsere Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• SSL-/ TLS-Verschlüsselung für alle Datenverbindungen
• Zugangskontrollsysteme und Rollenkonzepte
• Verschlüsselung gespeicherter Daten ("at rest")
• Zero-Trust-Architektur bei der Nutzerverwaltung
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests

12. Internationale Datenübermittlung

• Primäre Datenverarbeitung innerhalb der EU
• Eventuelle Übermittlung administrativer Metadaten an die USA durch OpenAI
  (abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC))

13. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig aktualisiert, um gesetzliche Änderungen oder neue Technologien zu berücksichtigen.

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Letzte Aktualisierung: Mai 2025

Version: 1.0

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